Noi di MR MARVIS crediamo che le cose migliori accadano quando comunichiamo apertamente e ci trattiamo con rispetto. Ci impegniamo a creare un ambiente di lavoro armonioso, ma riconosciamo che talvolta possono sorgere preoccupazioni, incomprensioni e situazioni indesiderate.
La nostra filosofia è semplice: parliamone. Se qualcosa ti preoccupa, ti incoraggiamo a esprimerti. Nella maggior parte dei casi, una conversazione con il tuo manager è il modo più rapido per chiarire un malinteso. Se non ti senti a tuo agio a parlare con il tuo manager, oppure se il problema non si risolve, il nostro team delle risorse umane è disponibile ad ascoltare e a fornire supporto.
Talvolta, questi passaggi informali potrebbero non essere adatti alla situazione o potrebbero non portare a una soluzione. In questi casi, la Procedura di reclamo è il canale appropriato per segnalare il problema. Questa procedura esiste per fornire un quadro chiaro e documentato per la gestione di problemi seri o complessi, garantendo che ogni dettaglio venga attentamente esaminato e affrontato formalmente.
Un reclamo è un termine generale che si riferisce a un’accusa, un problema o una preoccupazione sollevata da una persona riguardo a un trattamento ricevuto o alla propria esperienza, percepita o reale, in relazione alle pratiche aziendali. Esempi di comportamento illecito includono:
Nota: questo canale non è destinato a domande o questioni relative alle condizioni di lavoro, come promozioni o valutazioni delle prestazioni. In questi casi, ti invitiamo a rivolgerti al tuo manager o al team delle risorse umane.
Incoraggiamo tutti gli stakeholder collegati a MR MARVIS a farsi avanti nel caso in cui abbiano un reclamo da segnalare. Ci riferiamo in particolare a:
La tua privacy è la nostra priorità: tutte le conversazioni sono strettamente riservate. Le informazioni appartengono alla persona che segnala il problema e non verranno condivise con terze parti senza il suo consenso esplicito e informato.
MR MARVIS vieta qualsiasi forma di ritorsione nei confronti di chi fa segnalazioni in buona fede. Qualsiasi ritorsione comporterà provvedimenti disciplinari.
I dati personali raccolti da MR MARVIS durante la procedura vengono trattati in conformità del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR). I documenti vengono conservati per un massimo di cinque anni dopo la chiusura del caso.
1. Contatto iniziale
Se vuoi fare una segnalazione, puoi contattare il nostro consigliere di fiducia esterno.
Contatto: Harry Mereboer
E-mail: [email protected]
Harry offre uno spazio sicuro e riservato per parlare di ciò che ti preoccupa. Se lo desideri, può anche organizzare una chiamata in cui ti illustrerà tutte le opzioni, tra cui la possibilità di presentare un reclamo formale.
2. Invio di un reclamo scritto
Se decidi di procedere con una segnalazione formale dopo la tua consulenza (oppure se preferisci iniziare direttamente da qui), invia quanto segue all’indirizzo e-mail sopra indicato:
Le segnalazioni possono essere inviate in olandese, inglese o in un’altra lingua, se necessario.
3. Conferma di ricezione
Entro 3 giorni lavorativi riceverai una conferma scritta che il tuo reclamo è stato ricevuto. Entro 7 giorni lavorativi il responsabile whistleblowing effettuerà una valutazione iniziale, e potrebbe contattarti per eventuali domande di approfondimento.
4. Valutazione iniziale
Il responsabile whistleblowing preparerà un riepilogo della situazione. Prima di condividerlo con l’Ufficio segnalazioni, al segnalante verrà richiesto di rivedere e approvare il riepilogo. L’Ufficio segnalazioni è composto dal nostro referente per le risorse umane e da un consulente legale esterno, che gestiranno la questione con la massima serietà e riservatezza.
Se una segnalazione viene ritenuta non idonea (ad esempio, una questione personale relativa alle risorse umane, come una promozione o una valutazione delle prestazioni), verrà fornita una spiegazione scritta entro 10 giorni lavorativi.
5. Riunione di valutazione del reclamo
Entro due settimane dalla ricezione della tua segnalazione, l’Ufficio segnalazioni inviterà entrambe le parti a incontri separati dedicati (di persona oppure online).
Supporto: Entrambe le parti hanno diritto a essere accompagnate da un consulente legale, un interprete, un amico o un familiare.
Avviso: Riceverai una comunicazione scritta con i dettagli dell’incontro almeno tre giorni lavorativi prima.
Documentazione: Durante la riunione, si prenderà nota della situazione e un verbale scritto della sessione verrà inviato a ciascuna parte per l’approvazione e la firma entro una settimana. Il verbale firmato deve essere restituito entro sette giorni lavorativi.
6. Risposta alle segnalazioni
Per garantire equità, entrambe le parti avranno la possibilità di esaminare e rispondere per iscritto ai rispettivi verbali approvati. Le risposte devono essere presentate entro 5 giorni lavorativi dal ricevimento dei verbali.
7. Fase di indagine (se del caso)
Se è necessaria un’ulteriore indagine, MR MARVIS nominerà un investigatore indipendente. Tutte le parti saranno tenute informate delle tempistiche e dell’avanzamento. Riceverai una comunicazione formale una volta che l’indagine sarà ufficialmente conclusa.
8. Decisione finale
Entro un mese dalla conclusione dell’indagine, verrà emessa una decisione scritta formale per entrambe le parti. Questa indicherà:
9. Procedura di appello
Se una delle parti non è d’accordo con l’esito, può presentare ricorso all’Ufficio segnalazioni di MR MARVIS. I ricorsi devono essere presentati per iscritto entro due settimane dalla data della decisione. I ricorsi vengono esaminati da un collegio indipendente che non è stato coinvolto nella decisione originale. La controparte sarà informata e le saranno concessi 5 giorni lavorativi per presentare una risposta scritta. Una decisione finale scritta sarà emessa entro dieci giorni lavorativi dalla scadenza del periodo concesso alla controparte per la risposta.
Questa procedura di reclamo è stata istituita in conformità della normativa olandese ed europea in materia di lavoro e al Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR). MR MARVIS si impegna a garantire il rispetto dei diritti di tutti gli stakeholder durante l’intero processo.
