Politica di whistleblowing

Questa politica garantisce che, se dovessi imbatterti in qualcosa che non ti sembra corretto, come gravi illeciti a danno delle nostre persone, dell’azienda o del mondo che ci circonda, tu possa condividere le tue preoccupazioni in modo sicuro e riservato.

Cos’è il whistleblowing?

Il whistleblowing è la divulgazione di informazioni relative a un grave illecito. Si tratta di qualcosa di diverso da un reclamo personale:

• il whistleblowing riguarda questioni di interesse pubblico, come frodi, corruzione, danni ambientali, violazioni dei diritti umani nella catena di approvvigionamento o violazioni del diritto dell’UE o nazionale.
• I reclami, invece, sono segnalazioni relative a comportamenti scorretti che una persona può subire direttamente. Ti invitiamo a fare riferimento alla nostra Procedura interna di reclamo per questo tipo di questioni.

Chi può effettuare una segnalazione?

La politica è aperta a qualsiasi stakeholder operativo lungo la catena del valore di MR MARVIS, inclusi:

• Dipendenti attuali e passati
• Fornitori, collaboratori esterni e i loro dipendenti
• Qualsiasi persona che svolga attività per o per conto di MR MARVIS

Quando segnalare?

Dovresti effettuare una segnalazione se hai ragionevoli motivi per sospettare che un grave illecito sia avvenuto, sia in corso o possa verificarsi nell’ambito delle attività di MR MARVIS. Non è necessaria una “prova concreta”: le segnalazioni devono essere effettuate semplicemente in buona fede.

Esempi di preoccupazioni segnalabili:

• Frode, concussione o corruzione
• Violazioni delle norme sulla salute e la sicurezza sul lavoro
• Violazioni ambientali o inquinamento
• Violazioni dei diritti umani lungo la catena di approvvigionamento (incluso il lavoro minorile o il lavoro forzato)
• Violazioni delle leggi applicabili
• Gravi minacce alla salute pubblica

Come effettuare una segnalazione?

Abbiamo istituito un canale di segnalazione dedicato e indipendente per garantire che la tua segnalazione raggiunga immediatamente le persone giuste.

E-mail: Puoi contattare il nostro Ufficio Whistleblowing designato all’indirizzo [email protected].

Questa casella di posta è gestita dal team Whistleblowing, composto da un rappresentante designato del nostro team delle risorse umane e da un rappresentante del nostro team legale. Non è accessibile al personale generale.

Supporto specialistico: Se una segnalazione riguarda questioni ambientali o violazioni dei diritti umani lungo la catena di approvvigionamento, il team Sostenibilità sarà coinvolto per fornire consulenze specifiche durante l’indagine, e verrà aggiunto al team Whistleblowing.

Anonimato e riservatezza

Riservatezza: Se scegli di condividere il tuo nome, la tua identità sarà protetta nella massima misura consentita. Sarà nota solo al team Whistleblowing e non verrà divulgata alle persone coinvolte nella tua segnalazione, salvo nei casi in cui siamo legalmente obbligati a farlo.

Anonimato: Le segnalazioni anonime sono accettate e verranno trattate con la stessa serietà di quelle non anonime. Se desideri non divulgare la tua identità, ti consigliamo di utilizzare un indirizzo e-mail non identificabile (ad esempio, un account Gmail o ProtonMail che non contenga il tuo nome) oppure di contattarci tramite l’autorità di segnalazione esterna indicata di seguito. [Stiamo valutando l’implementazione di una piattaforma dedicata per le segnalazioni anonime al fine di rafforzare ulteriormente questa tutela. Gli aggiornamenti saranno comunicati a tempo debito.]

Il processo di indagine

Una volta ricevuta una segnalazione, seguiamo un processo strutturato e imparziale:

1. Conferma di ricezione: confermeremo la ricezione della tua segnalazione entro 5 giorni lavorativi.
2. Valutazione: il team Whistleblowing determinerà se la segnalazione rientra nell’ambito di applicazione di questa politica. Se riguarda un reclamo personale, verrai indirizzato al canale appropriato.
3. Indagine: se la segnalazione cade sotto la loro competenza, verrà nominato un investigatore indipendente. Questa persona non avrà avuto alcun precedente coinvolgimento nella questione segnalata. Per le questioni ambientali o relative ai diritti umani, il nostro team Sostenibilità guiderà o supporterà l’indagine.
4. Colloquio: potresti ricevere un invito a partecipare a un incontro per fornire ulteriori dettagli. Una persona di fiducia o un consulente legale potrà accompagnarti e offrirti supporto, se necessario.
5. Feedback: ti forniremo un aggiornamento sullo stato o sull’esito dell’indagine entro 3 mesi dalla data di conferma di ricezione, in conformità con la legge sulla Protezione dei Whistleblower (Wet bescherming klokkenluiders).

La tua tutela: tolleranza zero per le ritorsioni

Per noi di MR MARVIS, fare la cosa giusta non dovrebbe mai avere un costo. Qualsiasi persona che effettua una segnalazione in buona fede è pienamente tutelata dalla nostra politica interna e dalla normativa olandese ed europea. Adottiamo una politica di tolleranza zero nei confronti di qualsiasi forma di ritorsione, inclusi licenziamento, declassamento, molestie, discriminazione o qualsiasi altra azione che possa arrecare danni. Chiunque venga ritenuto responsabile di ritorsioni nei confronti di un whistleblower sarà soggetto a un’immediata azione disciplinare interna (che può includere la cessazione del rapporto di lavoro).

Segnalazione esterna

Sebbene ti incoraggiamo a utilizzare prima i nostri canali interni per consentirci di affrontare tempestivamente le problematiche, hai il diritto di segnalare le tue preoccupazioni direttamente alle autorità esterne in qualsiasi momento. Le autorità esterne rilevanti includono:

• Huis voor Klokkenluiders (Autorità olandese per i whistleblower) – www.huisvoorklokkenluiders.nl
• L’autorità nazionale competente rilevante per il tuo Paese di lavoro
• L’Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF), ove applicabile

Quadro normativo legale

Questa Politica di whistleblowing è stata istituita in conformità di:

• Direttiva UE 2019/1937 sulla protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione europea
• Legge sulla protezione dei whistleblower, Paesi Bassi, 2023 (Wet bescherming klokkenluiders)
• Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR/AVG)