Procédure de réclamation
Chez MR MARVIS, nous pensons que de belles choses arrivent lorsque nous nous exprimons ouvertement et que nous nous traitons les uns les autres avec respect. Nous nous efforçons de créer un environnement de travail harmonieux, tout en reconnaissant que des préoccupations, des malentendus et des situations indésirables peuvent parfois survenir.
Notre philosophie est simple : nous dialoguons les uns avec les autres. Si quelque chose vous préoccupe, nous vous encourageons à privilégier la discussion dans un premier temps. Dans la plupart des cas, un échange direct avec votre responsable est le moyen le plus rapide de clarifier un malentendu. Si vous ne vous sentez pas à l'aise d'en parler avec votre responsable, ou si le problème persiste, notre équipe People est là pour vous écouter et vous accompagner.
Ces démarches informelles ne sont pas toujours adaptées à la situation ou peuvent ne pas permettre d'aboutir à une solution. Dans ces cas, la Procédure de réclamation constitue le canal approprié pour faire part d'une réclamation. Cette procédure formelle vise à offrir un cadre clair et documenté pour le traitement des préoccupations graves ou complexes, en garantissant que chaque détail est examiné avec soin et traité de manière formelle.
Qu'est-ce qu'une réclamation ?
Une réclamation est un terme générique désignant une allégation, un problème ou une préoccupation soulevé(e) par une personne concernant son traitement ou son expérience, qu'ils soient perçus ou réels, en lien avec les pratiques d'une entreprise. Parmi les exemples de comportements répréhensibles, citons notamment :
- La discrimination
- Le harcèlement
- L'intimidation
Veuillez noter que ce canal n'est pas destiné aux questions ou demandes relatives à vos conditions d'emploi, telles que les promotions ou les évaluations de performance. Dans ces cas, nous vous invitons à vous adresser à votre responsable ou à l'équipe chargée des ressources humaines.
Qui peut utiliser cette procédure ?
Nous encourageons l'ensemble des parties prenantes liées à MR MARVIS à s'exprimer si elles souhaitent porter une réclamation à notre attention. Sont en particulier concernés :
- Les employés de MR MARVIS
- Les partenaires commerciaux et leurs employés
- Les prestataires et travailleurs indépendants
- Les agents et les actionnaires
- Les clients
- Toute personne exerçant des fonctions pour ou au nom de MR MARVIS
Confidentialité et absence de représailles
La protection de votre vie privée est notre priorité : tous les échanges sont traités de manière strictement confidentielle. Les informations appartiennent à la personne ayant effectué le signalement, et aucune ne sera communiquée à des tiers sans votre consentement explicite et éclairé.
MR MARVIS interdit toute forme de représailles à l'encontre d'une partie prenante ayant formulé une réclamation de bonne foi. Toute mesure de représailles donnera lieu à des sanctions disciplinaires.
Les données à caractère personnel collectées par MR MARVIS dans le cadre de la procédure de réclamation sont traitées conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD). Les dossiers sont conservés pendant une durée maximale de cinq ans après la clôture du cas.
La procédure
1. Contacter notre référent
Si vous avez une réclamation, vous pouvez contacter notre référent externe, indépendant et tenu à la confidentialité.
Contact : Harry Mereboer
E-mail : [email protected]
Harry offre un espace sûr et confidentiel pour discuter de ce qui vous préoccupe. Si vous le souhaitez, il peut également convenir d'un appel avec vous afin de discuter de vos préoccupations dans un environnement sûr. Au cours de cet échange, il vous présentera l'ensemble des options disponibles, dont le dépôt d'une réclamation formelle.
2. Soumettre une réclamation écrite
Si vous décidez, à l'issue de votre consultation, de procéder à un signalement formel (ou si vous préférez commencer directement par cette étape), nous vous prions de bien vouloir transmettre les éléments suivants à l'adresse e-mail susmentionnée :
- Une description détaillée de la réclamation.
- Les noms des personnes concernées ou des témoins.
- Les dates, heures et lieux précis des faits.
- Tout document justificatif ou élément de preuve pertinent.
Les signalements peuvent être effectués en néerlandais ou en anglais, ou, si nécessaire, dans la langue de votre choix.
3. Accusé de réception
Dans un délai de trois jours ouvrables, vous recevrez une confirmation écrite attestant de la réception de votre signalement. Dans un délai de sept jours ouvrables, le référent confidentiel procédera à un examen préliminaire et pourra être amené à vous contacter pour des questions complémentaires.
4. Examen préliminaire
Le référent confidentiel préparera une synthèse des faits. Avant sa transmission au service Speak Up, il sera demandé à l'auteur du signalement de relire et d'approuver la synthèse. Le service Speak Up est composé de notre People Partner et d'un conseiller juridique externe. Ils traiteront la situation avec le plus grand sérieux et dans la plus stricte confidentialité.
Si un signalement est jugé irrecevable (par exemple, s'il concerne une question RH personnelle telle qu'une promotion ou une évaluation de performance), une explication écrite sera fournie dans un délai de dix jours ouvrables.
5. Réunion d'examen de la réclamation
Dans un délai de deux semaines suivant la réception de votre signalement, le service Speak Up invitera les deux parties à des réunions d'examen distinctes (en présentiel ou en ligne).
Accompagnement : Les deux parties ont le droit d'être accompagnées par un conseiller juridique, un interprète, un ami ou un membre de leur famille.
Notification : Vous recevrez une notification écrite précisant les modalités de la réunion au moins trois jours ouvrables à l'avance.
Documentation : Des notes seront prises et un rapport écrit de la séance sera adressé à chaque partie dans un délai d'une semaine, pour approbation et signature. Ce rapport signé doit être retourné dans un délai de sept jours ouvrables.
6. Réponse aux rapports
Afin de garantir l'équité, chaque partie aura la possibilité d'examiner et de répondre par écrit aux rapports d'audition validés de l'autre partie. Les réponses doivent être soumises dans un délai de cinq jours ouvrables suivant la réception des rapports.
7. Phase d'enquête (le cas échéant)
Si une enquête complémentaire est nécessaire, MR MARVIS désignera un enquêteur indépendant. Toutes les parties seront tenues informées du calendrier et de l'avancement de la procédure. Vous recevrez une notification formelle une fois que l'enquête sera officiellement clôturée.
8. Décision finale
Dans un délai d'un mois à compter de la clôture de l'enquête, une décision écrite formelle sera communiquée aux deux parties. Celle-ci précisera :
- si la réclamation est retenue (en tout ou partie) ou rejetée, ainsi que les motifs de la décision.
- Les éventuelles mesures disciplinaires qui en découlent, pouvant inclure des excuses, des mesures de réparation, de réhabilitation, une indemnisation financière, des avertissements écrits, une suspension ou une résiliation du contrat/de la relation de travail, ainsi que des mesures visant à prévenir toute récurrence.
9. Voies de recours
Si l'une des parties conteste la décision, un recours peut être introduit auprès du service Speak Up de MR MARVIS. Les recours doivent être soumis par écrit dans un délai de deux semaines à compter de la date de la décision. Ils sont examinés par un comité indépendant, qui n'a pas été impliqué dans la décision initiale. La partie adverse sera notifiée et disposera d'un délai de cinq jours ouvrables pour transmettre une réponse écrite. Une décision écrite finale sera rendue dans un délai de dix jours ouvrables suivant l'expiration du délai de réponse de la partie adverse.
Cadre juridique
Cette Procédure de réclamation a été établie conformément au droit du travail néerlandais et européen applicable, ainsi qu'au Règlement général sur la protection des données (RGPD). MR MARVIS s'engage à respecter les droits de l'ensemble des parties prenantes tout au long de cette procédure.