Beschwerdeverfahren
Bei MR MARVIS sind wir davon überzeugt, dass Großes entsteht, wenn wir offen miteinander sprechen und uns mit Respekt begegnen. Unser Ziel ist ein harmonisches Arbeitsklima. Wir sind uns jedoch bewusst, dass es manchmal zu Bedenken, Missverständnissen und unerwünschten Problemen kommen kann.
Unsere Philosophie ist einfach: Wir sprechen miteinander. Wenn Dir etwas auf dem Herzen liegt, empfehlen wir Dir, ins Gespräch zu gehen. In den meisten Fällen ist ein direktes Gespräch mit Deiner oder Deinem Vorgesetzten der schnellste Weg, um ein Missverständnis zu beseitigen. Wenn Du ungern mit Deiner oder Deinem Vorgesetzten sprichst oder wenn das Problem ungelöst bleibt, ist unser People Team für Dich da, das Dir zuhört und beratend zur Seite steht.
Diese informellen Schritte sind möglicherweise nicht immer der Situation angemessen oder führen vielleicht nicht zu einer Lösung. In diesen Fällen ist das Beschwerdeverfahren der richtige Weg, um eine Beschwerde einzureichen. Mit diesem Verfahren wird ein klarer, dokumentierter Rahmen für den Umgang mit schwerwiegenden oder komplexen Anliegen geschaffen, um zu gewährleisten, dass jedes Detail sorgfältig geprüft und formell behandelt wird.
Was ist eine Beschwerde?
Eine Beschwerde ist ein weit gefasster Begriff und bezieht sich auf einen Vorwurf, ein Problem oder ein Anliegen, das eine Person in Bezug darauf, wie sie behandelt wurde oder welche Erfahrungen sie gemacht hat – sei es aufgrund einer subjektiv wahrgenommenen oder tatsächlich gegebenen Situation – im Zusammenhang mit den Praktiken eines Unternehmens vorbringt. Beispiele für regelwidriges Verhalten sind:
- Diskriminierung
- Belästigung
- Mobbing
Bitte beachten: Dieses Verfahren ist nicht für Fragen oder Anliegen zu Deinen Arbeitsbedingungen gedacht, wie zum Beispiel Beförderungen oder Leistungsbeurteilungen. In diesen Fällen wendest Du Dich bitte an Deine oder Deinen Vorgesetzten oder die Personalabteilung.
Wer kann dieses Verfahren in Anspruch nehmen?
Wir bitten alle mit MR MARVIS verbundenen Beteiligten, sich mit Beschwerden, auf die sie aufmerksam machen möchten, bei uns zu melden. Wir beziehen und dabei insbesondere auf:
- Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von MR MARVIS
- Geschäftspartner und deren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
- Auftragnehmer und Freelancer
- Vertreter und Aktionäre
- Kundinnen und Kunden
- Jede Person, die Aufgaben für oder im Namen von MR MARVIS übernimmt
Vertraulichkeit und Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen
Deine Privatsphäre hat für uns oberste Priorität: Alle Gespräche werden streng vertraulich behandelt. Die Informationen gehören der Person, die das Problem meldet und ohne Deine ausdrückliche, informierte Einwilligung werden keine Informationen an Dritte weitergegeben.
MR MARVIS untersagt jegliche Art von Vergeltungsmaßnahmen gegen Beteiligte, die in gutem Glauben eine Beschwerde vorbringen. Jegliche Art von Vergeltungsmaßnahme hat disziplinarische Konsequenzen.
Die von MR MARVIS im Rahmen des Beschwerdeverfahrens erhobenen personenbezogenen Daten werden gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verarbeitet. Entsprechende Unterlagen werden nach Abschluss des jeweiligen Falls für maximal fünf Jahre aufbewahrt.
Das Verfahren
1. Kontaktaufnahme
Solltest Du eine Beschwerde haben, kannst Du Dich damit an unsere externe und unabhängige und Vertrauensperson wenden.
Kontakt Harry Mereboer
Email: [email protected]
Harry bietet einen sicheren, vertraulichen Rahmen, in dem Du über alles sprechen kannst, was Dich beschäftigt. Auf Wunsch besteht auch die Möglichkeit zu einer telefonischen Terminvereinbarung, um Deine Anliegen in einem vertraulichen Gespräch vorzubringen. Im Rahmen des Gesprächs wird er Dir alle verfügbaren Optionen aufzeigen, darunter auch das Einreichen einer formellen Beschwerde.
2. Einreichen einer schriftlichen Beschwerde
Solltest Du Dich nach der Beratung für eine formelle Meldung entscheiden (oder wenn du direkt damit beginnen möchtest), dann schicke bitte Folgendes an die oben genannte Adresse:
- Eine detaillierte Ausführung der Beschwerde.
- Namen der beteiligten Personen oder der Zeuginnen und Zeugen.
- Konkrete Daten, Uhrzeiten und Orte des Vorfalls bzw. der Vorfälle.
- Alle relevanten Belege oder Nachweise.
Die Meldungen können auf Niederländisch oder Englisch eingereicht werden, bei Bedarf auch in einer Sprache Deiner Wahl.
3. Eingangsbestätigung
Du erhältst innerhalb von drei Werktagen eine schriftliche Bestätigung, dass Deine Meldung eingegangen ist. Innerhalb von sieben Werktagen führt die Vertrauensperson eine erste Prüfung durch und wird sich möglicherweise mit weiteren Fragen an Dich wenden.
4. Erste Beurteilung
Die Vertrauensperson erstellt eine Zusammenfassung des Sachverhalts. Bevor diese an das Speak-up-Büro weitergeleitet wird, wird die meldende Person gebeten, die Zusammenfassung zu prüfen und dieser zuzustimmen. Das Speak-up-Büro besteht aus unserem People Partner und einer externen Rechtsberatung. Die Angelegenheit wird dort mit größter Ernsthaftigkeit und Vertraulichkeit behandelt.
Wird eine Beschwerde als unzulässig eingestuft (zum Beispiel bei einer persönlichen Personalangelegenheit wie einer Beförderung oder einer Leistungsbeurteilung), erhältst Du innerhalb von zehn Werktagen eine schriftliche Erklärung.
5. Gespräch zur Prüfung von Beschwerden
Innerhalb von zwei Wochen nach Eingang Deiner Meldung lädt das Speak-Up-Büro beide Parteien zu getrennten Gesprächen (vor Ort oder online) ein.
Unterstützung: Beide Parteien haben das Recht darauf, dass ein Rechtsbeistand, eine Dolmetscherin bzw. ein Dolmetscher, eine Freundin bzw. ein Freund oder ein Familienmitglied bei dem Gespräch mit anwesend ist.
Benachrichtigung: Du erhältst mindestens drei Werktage im Voraus eine schriftliche Benachrichtigung mit den Einzelheiten zum Gespräch.
Dokumentation: Es werden Protokolle angefertigt und innerhalb einer Woche erhalten alle Parteien ein schriftliches Protokoll des Gesprächs zur Zustimmung und Unterzeichnung. Das unterzeichnete Protokoll muss innerhalb von sieben Werktagen zurückgeschickt werden.
6. Reaktion auf die Protokolle
Aus Gründen der Fairness haben beide Parteien die Gelegenheit, die genehmigten Protokolle der jeweils anderen Partei einzusehen und schriftlich darauf zu reagieren. Die Antworten müssen innerhalb von fünf Werktagen nach Erhalt der Protokolle erfolgen.
7. Untersuchungsphase (falls erforderlich)
Sollten weitere Untersuchungen erforderlich sein, wird MR MARVIS eine unabhängige ermittelnde Person beauftragen. Alle Parteien werden über den Zeitplan und den Verlauf der Untersuchungen auf dem Laufenden gehalten. Du erhältst eine formelle Benachrichtigung, sobald die Untersuchung abgeschlossen ist.
8. Finale Entscheidung
Innerhalb eines Monats nach Abschluss der Untersuchungen werden beide Parteien schriftlich und in formeller Form über die Entscheidung informiert. Darin wird festgehalten:
- Ob der Beschwerde stattgegeben (vollständig oder teilweise) oder ob diese abgelehnt wurde, einschließlich der Begründung für die Entscheidung.
- Ebenso umfasst die Entscheidung alle daraus resultierenden Maßnahmen, darunter Entschuldigungen, Wiedergutmachungen, Rehabilitationsmaßnahmen, finanzielle Entschädigungen, schriftliche Verwarnungen, Suspendierungen oder Kündigungen des Vertrags bzw. Arbeitsverhältnisses sowie Maßnahmen zur Vermeidung künftiger Schäden.
9. Einspruchsverfahren
Ist eine der Parteien mit dem Ergebnis nicht einverstanden, besteht die Möglichkeit, beim Speak-up-Büro von MR MARVIS Einspruch zu erheben. Der Einspruch muss innerhalb von zwei Wochen nach dem Tag der Entscheidung schriftlich eingereicht werden. Dieser wird von einem unabhängigen Gremium geprüft, das an der ursprünglichen Entscheidung nicht beteiligt war. Die Gegenpartei wird benachrichtigt und hat die Möglichkeit, innerhalb einer Frist von fünf Werktagen eine schriftliche Stellungnahme abzugeben. Eine endgültige schriftliche Entscheidung erfolgt innerhalb von zehn Werktagen nach Ablauf der Beantwortungsfrist der Gegenpartei.
Rechtlicher Rahmen
Das Beschwerdeverfahren wurde gemäß des geltenden niederländischen Rechts, des EU-Arbeitsrechts sowie der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) eingeführt. MR MARVIS verpflichtet sich, die Rechte aller Beteiligten während des gesamten Verfahrens zu wahren.