Whistleblowing-Richtlinie

Durch diese Richtlinie wird gewährleistet, dass Du Deine Bedenken sicher und vertraulich äußern kannst, wenn Dir etwas auffällt, das Dir nicht richtig erscheint – beispielsweise schwerwiegendes Fehlverhalten, das unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, unser Unternehmen oder die Welt um uns herum betrifft.

Was ist Whistleblowing?

Whistleblowing ist die Offenlegung von Informationen im Hinblick auf schwerwiegendes Fehlverhalten. Es unterscheidet sich von einer persönlichen Beschwerde:

  • Whistleblowing betrifft Angelegenheiten, die von öffentlichem Interesse sind, wie beispielsweise Betrug, Korruption, Umweltschädigungen, Menschenrechtsverletzungen innerhalb der Lieferkette sowie Verstöße gegen EU-Recht oder nationales Recht.
  • Bei Beschwerden handelt es sich um Beanstandungen von regelwidrigem Verhalten, das jemand auf persönlicher Ebene erlebt hat. Wir bitten Dich daher, in einem solchen Fall unser internes Beschwerdeverfahren in Anspruch zu nehmen.

Wer kann eine Beschwerde melden?

Die Richtlinie ist für alle Beteiligten innerhalb der Wertschöpfungskette von MR MARVIS gedacht, darunter:

  • Derzeitige und frühere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
  • Lieferanten, Auftragnehmer und deren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
  • Jede Person, die für oder im Namen von MR MARVIS arbeitet

Wann sollte eine Beschwerde gemeldet werden?

Eine Beschwerde sollte gemeldet werden, wenn es berechtigte Gründe für die Annahme gibt, dass im Rahmen der geschäftlichen Tätigkeit von MR MARVIS schwerwiegendes Fehlverhalten erfolgt ist, gerade erfolgt oder voraussichtlich erfolgen wird. Konkrete Beweise sind dafür nicht erforderlich: Die Meldung sollte einfach in gutem Glauben erfolgen.

Beispiele für meldepflichtige Anliegen:

  • Betrug, Bestechung oder Korruption
  • Verstöße gegen Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften
  • Verstöße gegen Umweltschutzrichtlinien oder Umweltverschmutzung
  • Menschenrechtsverletzungen innerhalb der Lieferkette (einschließlich Kinder- oder Zwangsarbeit)
  • Verstöße gegen geltende Gesetze
  • Ernsthafte Gefahren für die öffentliche Gesundheit

Wie wird eine Beschwerde gemeldet?

Wir haben einen speziellen, unabhängigen Meldekanal eingerichtet, um zu gewährleisten, dass Deine Beschwerde umgehend zu den richtigen Kontaktpersonen gelangt.

E-Mail: Du erreichst unser zuständiges Whistleblowing-Büro unter [email protected].

Dieser Posteingang wird vom Whistleblowing-Team verwaltet und besteht aus einer zuständigen Vertretung aus unserem People Team sowie einer Vertretung aus unserer Rechtsabteilung. Der Posteingang ist für das allgemeine Personal nicht zugänglich.

Unterstützung durch fachliche Expertise: Bezieht sich eine Meldung auf Umweltschutzbelange oder Menschenrechtsverletzungen innerhalb der Lieferkette, wird das Nachhaltigkeitsteam mit einbezogen, um die Untersuchung mit fachlicher Expertise zu unterstützen. Das Nachhaltigkeitsteam wird in dieser Phase Teil des Whistleblowing-Teams.

Anonymität und Vertraulichkeit

Vertraulichkeit: Wenn Du Deinen Namen angibst, wird Deine Identität streng geschützt. Er wird ausschließlich dem Whistleblowing-Team bekannt sein und den in Deiner Meldung angegebenen Personen nicht genannt, es sei denn, wir sind rechtlich dazu verpflichtet.

Anonymität: Anonyme Meldungen werden entgegengenommen und mit derselben Ernsthaftigkeit behandelt wie namentlich gekennzeichnete Meldungen. Wenn Du anonym bleiben möchtest, empfehlen wir Dir, eine nicht identifizierbare E-Mail-Adresse (z. B. einen Gmail- oder Proton-Mail-Account ohne Deinen Namen) zu verwenden oder uns über die nachstehende externe Meldestelle zu kontaktieren. [Wir prüfen derzeit die Einrichtung einer speziellen Plattform für anonyme Meldungen, um diesen Schutz weiter auszubauen. Informationen zum aktuellen Stand werden wir zu gegebener Zeit bekannt geben.]

Das Untersuchungsverfahren

Sobald eine Meldung bei uns eingeht, findet ein klar strukturiertes, unparteiisches Verfahren statt:

  1. Eingangsbestätigung: Wir bestätigen den Eingang Deiner Meldung innerhalb von fünf Werktagen.
  2. Beurteilung: Das Whistleblowing-Team entscheidet, ob die Meldung in den Bereich der Richtlinie fällt. Handelt es sich um eine persönliche Beschwerde, wirst Du an die zuständige Stelle weitergeleitet.
  3. Untersuchung: Erweist sich die Meldung als zutreffend, wird eine unabhängige ermittelnde Person beauftragt. Diese Person darf zuvor nicht in die gemeldete Angelegenheit involviert gewesen sein. Bei Umweltschutz- oder Menschenrechtsfragen wird unser Nachhaltigkeitsteam die Untersuchung leiten oder unterstützen.
  4. Befragung: Es kann sein, dass Du zu einer Befragung gebeten wirst, um weitere Informationen bereitzustellen. Gerne kannst Du eine Vertrauensperson oder einen Rechtsbeistand zu Unterstützung mitbringen.
  5. Rückmeldung: Wir werden Dich gemäß des niederländischen Hinweisgeberschutzgesetzes (Wet bescherming klokkenluiders) innerhalb von drei Monaten ab der Eingangsbestätigung über den Stand oder das Ergebnis der Untersuchung informieren.

Dein Schutz: Keine Toleranz gegenüber Vergeltungsmaßnahmen

Bei MR MARVIS darf richtiges Verhalten keine Nachteile mit sich bringen. Jede Person, die in gutem Glauben eine Meldung aufgibt, genießt gemäß unseren internen Richtlinien sowie nach niederländischem Recht und EU-Recht umfassenden Schutz. Wir verfolgen gegenüber jeglicher Form von Vergeltungsmaßnahmen, einschließlich Kündigung, Herabstufung, Belästigung, Diskriminierung oder sonstigen nachteiligen Maßnahmen eine Null-Toleranz-Politik. Wer nachweislich Vergeltungsmaßnahmen gegen eine hinweisgebende Person ergreift, muss mit sofortigen internen Disziplinarmaßnahmen rechnen (die bis zur Kündigung des Arbeitsverhältnisses reichen können).

Externe Meldung

Wir empfehlen Dir, Dich zunächst an unsere internen Stellen zu wenden, damit wir die Angelegenheiten umgehend klären können. Du hast jedoch auch jederzeit das Recht, Deine Anliegen bei externen Stellen zu melden. Zu den zuständigen externen Stellen gehören:

  • Huis voor Klokkenluiders (niederländische Hinweisgeberstelle) – www.huisvoorklokkenluiders.nl
  • Die zuständige nationale Stelle Deines Arbeitslandes
  • Das Europäische Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF), sofern zutreffend

Rechtlicher Rahmen

Die Whistleblowing-Richtlinie wurde gemäß folgender Bestimmungen erstellt:

  • EU-Richtlinie 2019/1937 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden
  • Hinweisgeberschutzgesetz, Niederlande, 2023 (Wet bescherming klokkenluiders)
  • Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)