Klachtenprocedure

Bij MR MARVIS zijn we ervan overtuigd dat we fantastische resultaten kunnen bereiken als iedereen zich vrij kan uiten en elkaar met respect behandelt. We streven naar een harmonieuze werkplek, maar we zijn ons er ook van bewust dat er soms zorgen, misverstanden en onwenselijke situaties ontstaan.

Onze filosofie is eenvoudig: we praten met elkaar. Als iets je dwarszit, moedigen we je aan om het gesprek aan te gaan. In de meeste gevallen is een gesprek met je directe manager de snelste manier om een misverstand uit de weg te ruimen. Als je liever niet met je manager praat of als de kwestie hiermee niet is opgelost, dan staat ons HR-team voor je klaar om te luisteren en je de weg te wijzen.

Deze informele stappen zijn niet geschikt voor elke situatie of leiden niet altijd tot een oplossing. In die gevallen is de klachtenprocedure het juiste kanaal om een melding in te dienen. Deze formele procedure is in het leven geroepen om een duidelijk, gedocumenteerd kader te bieden voor het afhandelen van ernstige of complexe problemen en ervoor te zorgen dat elk detail zorgvuldig wordt overwogen en formeel wordt afgehandeld.

Definitie van een klacht

Een klacht is een brede term die verwijst naar een door een persoon gemelde beschuldiging, geschil of punt van zorg over hun behandeling of ervaring, vermeend of daadwerkelijk, in relatie tot manier waarop een bedrijf te werk gaat. Voorbeelden van dit soort overschrijdend gedrag zijn:

• Discriminatie
• Intimidatie
• Pesten

Let op: dit kanaal is niet bedoeld voor vragen over of problemen met je arbeidsvoorwaarden, zoals promoties of beoordelingen. Voor dit soort kwesties verzoeken we je om contact op te nemen met je manager of het HR-team.

Wie kan deze procedure gebruiken?

We moedigen alle belanghebbenden van MR MARVIS aan om zich uit te spreken als ze een klacht hebben die ze onder onze aandacht willen brengen. Met belanghebbenden bedoelen we met name:

• Werknemers van MR MARVIS
• Zakelijke partners en hun werknemers
• Contractanten en freelancers
• Tussenpersonen en aandeelhouders
• Klanten
• Iedereen die activiteiten uitvoert voor of namens MR MARVIS

Vertrouwelijkheid en antivergelding

Jouw privacy staat voor ons voorop: alle gesprekken zijn strikt vertrouwelijk. Alle informatie is eigendom van de persoon die de kwestie meldt en er wordt niets gedeeld met derde partijen zonder jouw expliciete, geïnformeerde instemming.

MR MARVIS verbiedt elke vorm van vergelding tegenover een belanghebbende voor het te goeder trouw melden van een klacht. Elke vorm van vergelding zal leiden tot disciplinaire maatregelen.

Persoonlijke gegevens die tijdens het klachtenproces door MR MARVIS worden verzameld, worden verwerkt zoals voorgeschreven in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Gegevens worden bewaard tot maximaal vijf jaar nadat de zaak is gesloten.

De procedure

1. Contact opnemen

Als je een klacht hebt, kun je contact opnemen met onze onafhankelijke, externe vertrouwenspersoon.

Contactgegevens: Harry Mereboer
E-mail: [email protected]

Harry biedt een veilige, vertrouwelijke omgeving waarin je kunt bespreken wat je dwarszit. Als je dat wilt, kan hij ook een telefoongesprek inplannen om je zorgen in een veilige omgeving te bespreken. Tijdens dit gesprek legt hij alle mogelijkheden aan je uit. Een van die mogelijkheden is het indienen van een formele klacht.

2. Een schriftelijke klacht indienen

Als je na je consult besluit om een formele klacht in te dienen (of als je meteen met deze stap wilt beginnen), stuur dan de volgende informatie naar het hierboven vermelde e-mailadres:

• Een gedetailleerde omschrijving van de klacht.
• Namen van de betrokken personen of getuigen.
• Specifieke datums, tijden en locaties van het incident/de incidenten.
• Alle relevante ondersteunende documentatie of bewijsmateriaal.

Je kunt je melding indienen in het Nederlands of in het Engels, of indien nodig in de taal van je voorkeur.

3. Bevestiging van ontvangst

Je ontvangt binnen drie werkdagen een schriftelijke bevestiging dat je melding is ontvangen. De vertrouwenspersoon voert binnen zeven werkdagen een eerste beoordeling uit en kan contact met je opnemen als er nog vragen zijn.

4. Eerste beoordeling

De vertrouwenspersoon schrijft een samenvatting van de kwestie. Voordat de vertrouwenspersoon deze deelt met het Speak Up-kantoor, word je gevraagd om de samenvatting door te lezen en goed te keuren. Het Speak Up-kantoor bestaat uit onze HR-partner en een externe juridisch adviseur. Zij behandelen de kwestie uiterst zorgvuldig en strikt vertrouwelijk.

Als een melding niet in aanmerking komt voor de procedure (bijvoorbeeld als het om een persoonlijke HR-kwestie gaat, zoals een promotie of een probleem met een beoordeling), ontvang je binnen tien werkdagen een schriftelijke uitleg.

5. Afspraak voor bespreking van de klacht

Binnen twee weken nadat je melding is ontvangen, nodigt het Speak Up-kantoor beide partijen apart uit voor een bespreking van de klacht (persoonlijk of online).

Ondersteuning: Beide partijen hebben het recht om te worden vergezeld door een juridisch adviseur, een tolk, een vriend of vriendin of een familielid.

Uitnodiging: Je ontvangt minstens drie werkdagen van tevoren een schriftelijke uitnodiging met de details van de afspraak.

Documentatie: Er worden notulen gemaakt en binnen een week wordt een schriftelijk verslag van de sessie naar de betreffende partij verstuurd voor goedkeuring en ondertekening. Het ondertekende verslag moet binnen zeven werkdagen worden teruggestuurd.

6. Reactie op verslagen

Om een eerlijk proces te garanderen krijgen beide partijen de gelegenheid om het goedgekeurde verslag van de andere partij te beoordelen en er schriftelijk op te reageren. Reacties moeten binnen vijf werkdagen na ontvangst van het rapport worden ingediend.

7. Onderzoeksfase (indien nodig)

Als er verder onderzoek nodig is, wijst MR MARVIS een onafhankelijke onderzoeker aan. Alle partijen worden op de hoogte gehouden van de tijdlijn en de voortgang. Je ontvangt een formele melding zodra het onderzoek officieel is afgerond.

8. Definitief besluit

Binnen een maand nadat het onderzoek is afgerond, ontvangen beide partijen een formeel, schriftelijk besluit. Hierin staat:

• Of de klacht (volledig of gedeeltelijk) gegrond is verklaard of is afgewezen, en de redenen voor dit besluit.
• Eventuele hieruit voortvloeiende disciplinaire maatregelen. Deze kunnen bestaan uit verontschuldigingen, schadeloosstelling, eerherstel, financiële compensatie, schriftelijke waarschuwingen, schorsing of beëindiging van het contract/dienstverband, evenals maatregelen om toekomstige schade te voorkomen.

9. Beroepsprocedure

Als een van de partijen het oneens is met het resultaat, kan deze partij in beroep gaan bij het Speak Up-kantoor van MR MARVIS. Een beroep moet binnen twee weken na de datum van het besluit schriftelijk worden ingediend. Een beroep wordt beoordeeld door een onafhankelijk panel dat niet betrokken was bij het oorspronkelijke besluit. De tegenpartij wordt op de hoogte gesteld en krijgt vijf werkdagen om een schriftelijke reactie in te dienen. Binnen tien werkdagen na het einde van de reactieperiode van de tegenpartij volgt er een definitief schriftelijk besluit.

Juridisch kader

Deze klachtenprocedure is opgesteld overeenkomstig het binnen Nederland en de EU toepasselijke arbeidsrecht en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). MR MARVIS doet er alles aan om gedurende dit proces de rechten van alle belanghebbenden te eerbiedigen.