Klokkenluidersbeleid
Dit beleid garandeert dat als je iets tegenkomt wat niet goed voelt, zoals ernstige wanpraktijken die een negatieve invloed hebben op ons personeel, ons bedrijf of de wereld om ons heen, je je zorgen hierover veilig en vertrouwelijk kunt delen.
Wat is een klokkenluider?
Een klokkenluider is iemand die informatie openbaar maakt over ernstige wanpraktijken. Dit is niet hetzelfde als een persoonlijke klacht:
- Bij een melding van een klokkenluider gaat het om kwesties van algemeen belang, zoals fraude, corruptie, milieuschade, mensenrechtenschendingen binnen de toeleveringsketen, of schendingen van EU- of nationale wetgeving.
- Klachten hebben betrekking op grensoverschrijdend gedrag dat iemand persoonlijk heeft ervaren. We verzoeken je dan ook om voor dit soort kwesties onze interne klachtenprocedure te volgen.
Wie kan een melding maken?
Het beleid geldt voor elke belanghebbende binnen de waardeketen van MR MARVIS, waaronder:
- Huidige en voormalige werknemers
- Leveranciers, contractanten en hun werknemers
- Iedereen die activiteiten uitvoert voor of namens MR MARVIS
Wanneer moet je een melding maken?
Je moet een melding maken als je met gerede twijfel vermoedt dat er ernstige wanpraktijken hebben plaatsgevonden, nog steeds plaatsvinden of waarschijnlijk zullen plaatsvinden binnen de context van de bedrijfsvoering van MR MARVIS. Je hebt hiervoor geen 'harde bewijzen' nodig: het is voldoende als je de melding te goeder trouw indient.
Voorbeelden van situaties die je moet melden:
- Fraude, omkoping of corruptie
- Overtredingen op het gebied van gezondheid en veiligheid
- Milieuovertredingen of vervuiling
- Mensenrechtenschendingen binnen de toeleveringsketen (waaronder kinderarbeid en dwangarbeid)
- Schendingen van toepasselijke wetgeving
- Ernstige gevaren voor de volksgezondheid
Hoe maak je een melding?
We hebben een speciaal, onafhankelijk meldingskanaal opgezet om te garanderen dat je melding direct bij de juiste mensen terechtkomt.
E-mail: Je kunt ons speciale slokkenluiderskantoor bereiken via [email protected].
Dit e-mailadres wordt beheerd door het klokkenluidersteam, dat bestaat uit een speciale vertegenwoordiger van ons HR-team en een vertegenwoordiger van ons juridische team. Andere medewerkers hebben geen toegang tot dit e-mailadres.
Specialistische ondersteuning: Als een melding gaat over milieukwesties of mensenrechtenschendingen binnen de toeleveringsketen, dan wordt het duurzaamheidsteam aan het klokkenluidersteam toegevoegd om specialistische expertise te bieden tijdens het onderzoek.
Anonimiteit en vertrouwelijkheid
Vertrouwelijkheid: Als je ervoor kiest om je naam te vermelden, dan zal je identiteit te allen tijde worden beschermd. Je identiteit is alleen bekend bij het klokkenluidersteam en zal niet bekend worden gemaakt aan de personen die voorkomen in je melding, tenzij we hiertoe wettelijk verplicht zijn.
Anonimiteit: Anonieme meldingen worden geaccepteerd en zullen even zorgvuldig worden behandeld als meldingen die met vermelding van de afzender zijn ingediend. Als je anoniem wilt blijven, adviseren we je om een anoniem e-mailadres te gebruiken (bijvoorbeeld een Gmail- of ProtonMail-account waarin je naam niet voorkomt) of om contact met ons op te nemen via de hieronder vermelde externe meldingsautoriteit. [We evalueren momenteel de implementatie van een speciaal anoniem meldingsplatform om deze bescherming verder te verbeteren. Zodra hier nieuws over is, wordt dit gecommuniceerd.]
Het onderzoeksproces
Zodra een melding is ontvangen, volgen we een gestructureerde, onpartijdige procedure:
- Bevestiging van ontvangst: We bevestigen de ontvangst van je melding binnen vijf werkdagen.
- Beoordeling: Het Klokkenluidersteam beoordeelt of de melding binnen het toepassingsgebied van dit beleid valt. Als het om een persoonlijke klacht gaat, word je doorverwezen naar het juiste kanaal.
- Onderzoek: Als de melding gegrond is, wordt er een onafhankelijke onderzoeker aangewezen. Dit is iemand die niet eerder betrokken is geweest bij de gemelde kwestie. In het geval van milieu- of mensenrechtenkwesties wordt het onderzoek geleid of ondersteund door ons duurzaamheidsteam.
- Gesprek: Het is mogelijk dat je wordt uitgenodigd voor een afspraak om meer informatie te geven. Je mag een vertrouwenspersoon of juridisch adviseur meenemen om steun te verlenen.
- Feedback: We geven je binnen drie maanden na de datum van de ontvangstbevestiging een update over de voortgang of het resultaat van het onderzoek, in overeenstemming met de Wet bescherming klokkenluiders.
Jouw bescherming: zero tolerance voor vergelding
Bij MR MARVIS mag een goede daad nooit in je nadeel werken. Iedereen die te goeder trouw een melding indient, wordt volledig beschermd door ons interne beleid en door de wetgeving binnen Nederland en de EU. We hebben een zerotolerancebeleid voor elke vorm van vergelding, inclusief ontslag, demotie, intimidatie, discriminatie of welke andere nadelige maatregelen dan ook. Iedere persoon die vergeldende acties onderneemt ten opzichte van een klokkenluider krijgt direct te maken met interne disciplinaire maatregelen (waaronder mogelijke beëindiging van het dienstverband).
Externe melding
We moedigen je aan om in eerste instantie gebruik te maken van onze interne kanalen, zodat we problemen snel kunnen aanpakken, maar je hebt het recht om kwesties op elk moment direct aan te kaarten bij externe instanties. Voorbeelden van relevante externe instanties zijn:
- Het Huis voor Klokkenluiders – www.huisvoorklokkenluiders.nl
- De relevante gerechtigde autoriteit in het land waar je werkt
- Het European Anti-Fraud Office (OLAF), waar van toepassing
Juridisch kader
Dit klokkenluidersbeleid is opgesteld in overeenstemming met:
- Richtlijn (EU) 2019/1937 inzake de bescherming van personen die inbreuken op het Unierecht melden
- Wet bescherming klokkenluiders, 2023
- Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)