W MR MARVIS wierzymy, że jeśli mówimy o wszystkim otwarcie i traktujemy się nawzajem z szacunkiem, można osiągnąć wiele wspaniałych rzeczy. Staramy się tworzyć harmonijne środowisko pracy, ale zdajemy sobie sprawę, że czasem pojawiają się problemy, nieporozumienia i niepożądane sytuacje.
Nasza filozofia jest prosta: rozmawiać ze sobą. Jeśli coś Cię martwi, zachęcamy do rozpoczęcia rozmowy. W większości wypadków otwarta rozmowa z przełożonym to najszybsza droga do wyjaśnienia nieporozumienia. Jeśli czujesz się niekomfortowo, rozmawiając z przełożonym, lub jeśli po takiej rozmowie sprawa nadal pozostaje nierozwiązana, nasz Zespół ds. Personelu jest tutaj, aby Cię wysłuchać i udzielić wsparcia.
Te nieformalne kroki nie zawsze mogą być wystarczające lub mogą nie być w stanie pomóc w rozwiązaniu problemu. W takich przypadkach odpowiednim kanałem komunikacji jest Procedura składania skarg. Ta formalna procedura ma na celu zapewnienie jasnych, udokumentowanych ram postępowania w przypadku poważnych lub złożonych spraw, gwarantując, że każdy szczegół zostanie dokładnie przeanalizowany i formalnie rozpatrzony.
Skarga to szerokie pojęcie odnoszące się do zarzutu, problemu lub obawy zgłoszonej przez osobę w związku z jej traktowaniem lub doświadczeniem, zarówno subiektywnym lub rzeczywistym, w kontekście praktyk stosowanych przez firmę. Przykłady zachowań wykraczających poza przyjęte normy:
Uwaga: ten kanał nie jest przeznaczony do zgłaszania pytań ani problemów dotyczących warunków zatrudnienia, takich jak awanse czy oceny wyników pracy. W powyższych sprawach prosimy o skontaktowanie się z przełożonym lub działem kadr.
Zachęcamy wszystkie osoby związane z MR MARVIS do zgłaszania wszelkich skarg, na które chciałyby zwrócić naszą uwagę. W szczególności dotyczy to:
Twoja prywatność jest naszym priorytetem: wszystkie rozmowy dotyczące skarg są ściśle poufne. Informacje należą do osoby zgłaszającej problem i nie zostaną udostępnione osobom trzecim bez wyraźniej, świadomej zgody.
MR MARVIS zabrania wszelkich form odwetu wobec interesariusza, który w dobrej wierze zgłosił skargę. Wszelkie działania odwetowe będą skutkowały podjęciem kroków dyscyplinarnych.
Dane osobowe gromadzone przez MR MARVIS w trakcie procedury składania skarg są przetwarzane z Ogólnym Rozporządzeniem o Ochronie Danych (RODO). Dokumentacja jest przechowywana przez okres maksymalnie pięciu lat od zamknięcia sprawy.
1. Kontakt
Jeśli chcesz złożyć skargę, możesz skontaktować się z naszym zewnętrznym, niezależnym pełnomocnikiem.
Kontakt: Harry Mereboer
Email: [email protected]
Harry zapewnia bezpieczną, poufną przestrzeń, w której możesz przedyskutować swoją sprawę. Jeśli chcesz, może on również umówić się z Tobą na rozmowę online, aby przedyskutować Twoje obawy w bezpiecznym środowisku. W czasie rozmowy Harry przedstawi Ci wszystkie dostępne opcje, w tym możliwość złożenia formalnej skargi.
2. Złożenie pisemnej skargi
Jeśli po konsultacji zdecydujesz się złożyć oficjalne zgłoszenie (lub jeśli wolisz zacząć bezpośrednio od tego etapu), prześlij poniższe dokumenty na adres e-mail podany powyżej:
Zgłoszenia można składać w języku niderlandzkim lub angielskim, a w razie potrzeby również w innym, wybranym języku.
3. Potwierdzenie odbioru
W ciągu 3 dni roboczych otrzymasz pisemne potwierdzenie odbioru zgłoszenia. W ciągu 7 dni roboczych pełnomocnik ds. skarg przeprowadzi wstępną analizę i może skontaktować się z Tobą w celu uzyskania dodatkowych informacji.
4. Wstępna ocena
Pełnomocnik ds. skarg przygotuje streszczenie sprawy. Zgłaszający zostanie poproszony o zapoznanie się z treścią streszczenia i zaakceptowaniem go, przed przekazaniem go do biura zgłoszeń. W skład biura zgłoszeń wchodzą nasz partner ds. kadr oraz zewnętrzny doradca prawny. Zajmą się oni sprawą z najwyższą powagą i zachowując pełną poufność.
Jeśli zgłoszenie zostanie uznane za niekwalifikujące się (na przykład w przypadku spraw osobistych dotyczących kadr, takich jak awans lub ocena wyników pracy), w ciągu 10 dni roboczych zostanie przekazane pisemne wyjaśnienie.
5. Spotkanie dotyczące rozpatrzenia skargi
W ciągu dwóch tygodni od otrzymania zgłoszenia biuro ds. zgłoszeń zaprosi obie strony na oddzielne spotkanie (osobiste lub online).
Wsparcie: Obie strony mają prawo do obecności doradcy prawnego, tłumacza, przyjaciela lub członka rodziny.
Powiadomienie: Otrzymasz pisemne powiadomienie o szczegółach spotkania co najmniej trzy dni robocze wcześniej.
Dokumentacja: Na spotkaniu zostaną sporządzone notatki, a pisemny raport z sesji zostanie wysłany do każdej ze stron w ciągu tygodnia w celu zatwierdzenia i podpisania. Ten podpisany raport należy zwrócić w ciągu siedmiu dni roboczych.
6. Odpowiedź na raporty
Aby zapewnić sprawiedliwość, obie strony będą miały możliwość zapoznania się z zatwierdzonymi raportami z przesłuchania drugiej strony oraz udzielenia na nie pisemnej odpowiedzi. Odpowiedzi należy złożyć w ciągu 5 dni roboczych od otrzymania raportów.
7. Etap dochodzenia (w razie potrzeby)
Jeśli konieczne będzie przeprowadzenie dalszego dochodzenia, firma MR MARVIS wyznaczy niezależnego śledczego. Wszystkie strony będą na bieżąco informowane o harmonogramie i postępach. Po oficjalnym zakończeniu dochodzenia otrzymasz formalne powiadomienie.
8. Ostateczna decyzja
W ciągu miesiąca od zakończenia dochodzenia obie strony otrzymają formalną pisemną decyzję. Będzie ona zawierała:
9. Procedura odwoławcza
Jeśli którakolwiek ze stron nie zgadza się z wynikiem, może złożyć odwołanie do biura ds. zgłoszeń MR MARVIS. Odwołania należy składać na piśmie w ciągu dwóch tygodni od daty wydania decyzji. Odwołania są rozpatrywane przez niezależny panel, który nie brał udziału w pierwotnej decyzji. Strona przeciwna zostanie powiadomiona i będzie miała 5 dni roboczych na złożenie pisemnej odpowiedzi. Ostateczna decyzja na piśmie zostanie wydana w ciągu dziesięciu dni roboczych po upływie terminu na udzielenie odpowiedzi przez stronę przeciwną.
Niniejsza Procedura składania skarg została ustanowiona zgodnie z obowiązującym prawem pracy Niderlandów i Unii Europejskiej oraz Ogólnym Rozporządzeniem o Ochronie Danych (RODO). MR MARVIS zobowiązuje się do przestrzegania praw wszystkich interesariuszy w trakcie całego procesu.
