Procedura sygnalistów

Dzięki tej procedurze masz pewność, że jeśli zauważysz coś, co budzi Twoje wątpliwości, na przykład poważne nadużycie mające wpływ na naszych pracowników, działalność firmy lub otaczający nas świat, możesz zgłosić swoje obawy w bezpieczny i poufny sposób.

Na czym polega zgłaszanie nieprawidłowości (whistleblowing)?

Zgłaszanie nieprawidłowości polega na ujawnianiu informacji dotyczących poważnych nadużyć. Jest to coś innego niż skarga osobista:

  • zgłaszanie nieprawidłowości dotyczy spraw leżących w interesie publicznym, takich jak oszustwa, korupcja, szkody w środowisku naturalnym, naruszenia praw człowieka w łańcuchu dostaw lub naruszenia prawa unijnego lub krajowego.
  • Skargi to zażalenia dotyczące niewłaściwego zachowania, którego ktoś mógł doświadczyć osobiście. W sprawach tego rodzaju prosimy o zapoznanie się z naszą wewnętrzną procedurą składania skarg.

Kto może złożyć zawiadomienie?

Zawiadomienie mogą złożyć wszyscy uczestnicy łańcucha wartości MR MARVIS, w tym:

  • Obecni i byli pracownicy
  • Dostawcy, kontraktorzy i ich pracownicy
  • Każda osoba świadcząca pracę w imieniu lub na rzecz MR MARVIS

Kiedy złożyć zawiadomienie?

Należy złożyć zawiadomienie, jeśli istnieją uzasadnione podstawy, by sądzić, że w ramach działalności firmy MR MARVIS doszło do poważnego naruszenia, ma ono obecnie miejsce lub prawdopodobnie będzie miało miejsce. Nie potrzebujesz „twardych dowodów”: zawiadomienia powinny być składane w dobrej wierze.

Przykłady kwestii, które powinny zostać zgłoszone:

  • Oszustwo, łapówki lub korupcja
  • Złamanie zasad BHP
  • Szkoda środowiskowa lub zanieczyszczenie
  • Złamanie praw człowieka w łańcuchu dostaw (w tym praca dzieci lub praca przymusowa)
  • Naruszenia obowiązujących przepisów
  • Poważne zagrożenia zdrowia publicznego

Jak złożyć zawiadomienie?

Stworzyliśmy specjalny, niezależny kanał zgłaszania, aby Twoje zgłoszenie natychmiast trafiło do właściwych osób.

Email: Możesz skontaktować się z naszym Biurem ds. zgłaszania nieprawidłowości pisząc na [email protected].

Tą skrzynką pocztową zarządzaZespół ds. zgłaszania nieprawidłowości, w skład którego wchodzi wyznaczony przedstawiciel naszego działu kadr oraz przedstawiciel naszego działu prawnego. Nie jest ona dostępna dla ogółu pracowników.

Wsparcie specjalistów: Jeśli zgłoszenie dotyczy kwestii środowiskowych lub naruszeń praw człowieka w łańcuchu dostaw, do Zespołu ds. zgłaszania nieprawidłowości dołączy Zespół ds. Zrównoważonego Rozwoju, który zapewni fachową wiedzę merytoryczną podczas postępowania wyjaśniającego.

Anonimowość i poufność

Poufność: Jeśli zdecydujesz się podać swoje imię i nazwisko, Twoja tożsamość będzie ściśle chroniona. Będzie ona znana jedynie Zespołowi ds. zgłaszania nieprawidłowości i nie zostanie ujawniona w raporcie, chyba, że będziemy do tego zobowiązani prawnie.

Anonimowość: Zgłoszenia anonimowe są również przyjmowane i traktowane z taką samą powagą jak zgłoszenia podpisane imieniem i nazwiskiem. Jeśli chcesz zachować anonimowość, zalecamy skorzystanie z adresu mailowego, który nie pozwala na identyfikację (np. konta Gmail lub ProtonMail, które nie zawiera Twojego imienia i nazwiska) lub skontaktowanie się z nami za pośrednictwem zewnętrznego organu przyjmującego zgłoszenia, wymienionego poniżej. [Rozważamy wdrożenie specjalnej platformy do anonimowego zgłaszania nieprawidłowości, aby jeszcze bardziej wzmocnić tę ochronę. Informacje na ten temat zostaną zakomunikowane w odpowiednim czasie.]

Postępowanie wyjaśniające

Po otrzymaniu zgłoszenia postępujemy zgodnie z ustrukturyzowaną, bezstronną procedurą:

  1. Potwierdzenie odbioru: Potwierdzimy otrzymanie zgłoszenia w ciągu 5 dni roboczych.
  2. Ocena: Zespół ds. zgłaszania nieprawidłowości ustali, czy zgłoszenie mieści się w zakresie niniejszej procedury. Jeśli sprawa dotyczy skargi osobistej, zostaniesz przekierowany/a do odpowiedniego działu.
  3. Postępowanie wyjaśniające: Jeśli zgłoszenie okaże się zasadne, wyznaczony zostanie niezależny śledczy. Osoba ta nie będzie miała wcześniejszego związku ze zgłoszoną sprawą. W sprawach dotyczących środowiska lub praw człowieka dochodzenie będzie prowadzone lub wspierane przez nasz Zespół ds. zrównoważonego rozwoju.
  4. Rozmowa: Możesz zostać zaproszony na spotkanie w celu przekazania dodatkowych informacji. Możesz przyprowadzić ze sobą zaufaną osobę lub doradcę prawnego, aby uzyskać wsparcie.
  5. Informacja zwrotna: W ciągu 3 miesięcy od daty potwierdzenia zgłoszenia przekażemy ci aktualne informacje na temat postępów lub wyników dochodzenia, zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów (Wet bescherming klokkenluiders)

Twoja ochrona: Zero tolerancji dla działań odwetowych

W MR MARVIS postępowanie zgodnie z zasadami nigdy nie powinno wiązać się z żadnymi konsekwencjami. Każda osoba, która w dobrej wierze zgłasza nieprawidłowości, jest w pełni chroniona na mocy naszej polityki wewnętrznej oraz prawa niderlandzkiego i unijnego. Stosujemy politykę zerowej tolerancji wobec wszelkich form działań odwetowych, w tym zwolnień, degradacji, nękania, dyskryminacji oraz innych działań szkodliwych. Każdy, kto dopuści się działań odwetowych wobec sygnalisty, zostanie natychmiast poddany wewnętrznym postępowaniom dyscyplinarnym (które mogą obejmować rozwiązanie stosunku pracy).

Raportowanie zewnętrzne

Chociaż zachęcamy do korzystania w pierwszej kolejności z naszych wewnętrznych kanałów, abyśmy mogli szybko zająć się zgłoszonymi problemami, masz prawo zgłaszać swoje obawy bezpośrednio do zewnętrznych organów w dowolnym momencie. Odpowiednie organy zewnętrzne to między innymi:

  • Huis voor Klokkenluiders (Holenderski Urząd ds. Sygnalistów) – www.huisvoorklokkenluiders.nl
  • Właściwy organ krajowy w kraju, w którym pracujesz
  • Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF), w stosownych przypadkach

Ramy prawne

Niniejsza Procedura Sygnalistów dotycząca zgłaszania nieprawidłowości została opracowana zgodnie z:

  • Dyrektywą UE 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii
  • Ustawą o ochronie sygnalistów, Holandia 2023 r. (Wet bescherming klokkenluiders)
  • Ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO)