Klageprocedure

Hos MR MARVIS tror vi på, at gode ting sker, når vi taler åbent og behandler hinanden med respekt. Vi stræber efter en harmonisk arbejdsplads, men anerkender, at bekymringer, misforståelser og uønskede situationer nogle gange opstår.

Vores filosofi er simpel: Vi taler med hinanden. Hvis du har noget på hjerte, opfordrer vi dig til at sætte en samtale i gang. I de fleste tilfælde er en direkte samtale med din leder den hurtigste vej til at få afklaret en misforståelse. Hvis du ikke føler dig tryg ved at tale med din leder, eller hvis forholdet forbliver uafklaret, står vores medarbejderteam klar til at lytte og rådgive.

Disse uformelle trin er ikke altid egnede i den konkrete situation og fører ikke nødvendigvis til en løsning. I sådanne tilfælde er klageproceduren den relevante vej til at indgive en klage. Denne formelle procedure findes for at skabe en tydelig og dokumenteret ramme for håndtering af alvorlige eller komplekse forhold, så hver detalje vurderes nøje og behandles formelt.

Definition af en klage

En klage er et bredt begreb, der dækker over en påstand, et problem eller en bekymring indgivet af en person om vedkommendes behandling eller oplevelse – oplevet eller faktisk – i forbindelse med virksomhedens praksis. Eksempler på sådan grænseoverskridende adfærd kan være:

  • Diskrimination
  • Chikane
  • Mobning

Bemærk: Denne kanal ikke er beregnet til spørgsmål eller forhold vedrørende dine ansættelsesvilkår, såsom forfremmelser eller performanceevalueringer. I sådanne tilfælde beder vi dig venligst kontakte din leder eller HR-teamet.

Hvem kan benytte denne procedure?

Vi opfordrer alle interessenter med tilknytning til MR MARVIS til at henvende sig, hvis de har en klage, som de ønsker at gøre os opmærksomme på. Dette omfatter blandt andet:

  • MR MARVIS' medarbejdere
  • Forretningspartnere og deres medarbejdere
  • Kontraktansatte og freelancere
  • Agenter og aktionærer
  • Kunder
  • Enhver, der udfører opgaver for eller på vegne af MR MARVIS

Fortrolighed og beskyttelse mod repressalier

Din fortrolighed er vores prioritet: Alle drøftelser behandles strengt fortroligt. Oplysningerne tilhører den person, der indberetter forholdet, og intet deles med tredjeparter uden dit udtrykkelige og informerede samtykke.

MR MARVIS forbyder enhver form for repressalier mod en interessent, der i god tro indgiver en klage. Enhver repressalie vil medføre disciplinære sanktioner.

Personoplysninger indsamlet af MR MARVIS under klageprocessen behandles i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (GDPR). Sagsakter opbevares i op til fem år efter sagens afslutning.

Proceduren

1. Tag kontakt

Hvis du har en klage, kan du kontakte vores eksterne, uafhængige fortrolighedsrådgiver.

Kontakt: Harry Mereboer
E-mail: [email protected]

Harry tilbyder trygge og fortrolige rammer, hvor du kan tale om det, der fylder hos dig. Hvis du ønsker det, kan han også aftale et opkald med dig for at drøfte dine bekymringer i trygge rammer. Under samtalen vil han gennemgå alle de muligheder, du har, herunder muligheden for at indgive en formel klage.

2. Indsendelse af en skriftlig klage

Hvis du efter samtalen beslutter dig for at gå videre med en formel indberetning (eller foretrækker at starte direkte her), bedes du sende følgende til samme e-mailadresse som nævnt ovenfor:

  • En detaljeret beskrivelse af klagen.
  • Navne på de involverede personer eller eventuelle vidner.
  • Konkrete datoer, tidspunkter og steder for hændelsen/hændelserne.
  • Eventuel relevant dokumentation eller beviser.

Indberetninger kan indsendes på hollandsk eller engelsk – eller på dit foretrukne sprog, om nødvendigt.

3. Bekræftelse af modtagelse

Inden for 3 arbejdsdage modtager du en skriftlig bekræftelse på, at din indberetning er modtaget. Inden for 7 arbejdsdage vil fortrolighedsrådgiveren foretage en indledende vurdering og kan eventuelt kontakte dig med opfølgende spørgsmål.

4. Indledende vurdering

Fortrolighedsrådgiveren udarbejder et resumé af sagen. Inden dette deles med speak up-afdelingen, vil indberetteren blive bedt om at gennemgå og godkende resuméet. Speak up-afdelingen består af vores HR-partner og en ekstern juridisk rådgiver. De vil behandle sagen med alvor og fuld fortrolighed.

Hvis en indsendelse vurderes ikke at være omfattet (for eksempel en personlig HR-sag såsom forfremmelse eller performancevurdering), vil en skriftlig begrundelse blive fremsendt inden for 10 arbejdsdage.

5. Møde vedrørende klagen

Senest to uger efter modtagelsen af din indberetning vil begge parter blive inviteret til separate møder med speak up-afdelingen (personligt eller online).

Support: Begge parter har ret til at være ledsaget af en juridisk rådgiver, tolk, ven eller et familiemedlem.

Bemærk: Du vil modtage skriftlig meddelelse om mødet mindst tre arbejdsdage forinden.

Dokumentation: Der vil blive taget referat, og en skriftlig rapport fra mødet sendes til hver part inden for én uge til godkendelse og underskrift. Den underskrevne rapport skal returneres inden for syv arbejdsdage.

6. Svar på rapporter

For at sikre retfærdighed får begge parter mulighed for at gennemgå og skriftligt besvare hinandens godkendte møderapporter. Svar skal indsendes inden for 5 arbejdsdage efter modtagelsen af rapporterne.

7. Undersøgelsesfase (om nødvendig)

Hvis yderligere undersøgelse er nødvendig, vil MR MARVIS udpege en uafhængig undersøger. Alle parter vil blive holdt orienteret om tidsplanen og fremdrift. Du vil modtage formel meddelelse, når undersøgelsen officielt er afsluttet.

8. Endelig afgørelse

Inden for én måned efter undersøgelsens afslutning vil begge parter modtage en formel skriftlig afgørelse. Heraf fremgår det:

  • Hvorvidt klagen imødekommes (helt eller delvist) eller afvises, samt baggrunden for beslutningen.
  • Eventuelle disciplinære foranstaltninger som følge heraf, herunder undskyldninger, erstatning, rehabilitering, økonomisk kompensation, skriftlige advarsler, suspension eller ophør af kontrakt/ansættelse samt tiltag for at forhindre fremtidig skade.

9. Ankeprocedure

Hvis en af parterne er uenig i resultatet, kan der indgives anke til MR MARVIS' speak up-afdeling. Anker skal indsendes skriftligt inden for to uger fra afgørelsesdatoen. Anker behandles af et uafhængigt panel, som ikke har været involveret i den oprindelige afgørelse. Den modsatte part vil blive underrettet og få 5 arbejdsdage til at indsende et skriftligt svar. En endelig skriftlig afgørelse vil blive meddelt inden for ti arbejdsdage efter udløbet af modpartens svarfrist.

Juridisk ramme

Denne klageprocedure er etableret i overensstemmelse med gældende nederlandsk og EU-arbejdsret samt databeskyttelsesforordningen (GDPR). MR MARVIS er forpligtet til at værne om alle interessenters rettigheder gennem hele processen.