Procedimiento de reclamación

En MR MARVIS creemos que, con honestidad y respeto hacia los demás, se consiguen grandes cosas. Nos esforzamos por crear un ambiente de trabajo armonioso, pero somos conscientes de que, en ocasiones, surgen preocupaciones, malentendidos y problemas no deseados.

Nuestra filosofía es sencilla: hablarlo todo. Si algo te preocupa, te animamos a que nos lo comentes. En la mayoría de los casos, hablar directamente con tu jefe es la forma más rápida de aclarar un malentendido. Si te resulta incómodo hablar con tu superior, o si el problema persiste, acude a nuestro equipo de Recursos Humanos, siempre dispuesto a escucharte y orientarte.

Es posible que estas medidas informales no siempre sean adecuadas para la situación o que no conduzcan a una solución. En estos casos, el procedimiento de reclamación es la vía adecuada para presentar una reclamación. Este procedimiento formal pretende proporcionar un marco claro y documentado para gestionar cuestiones graves o complejas, garantizando que cada detalle se examine minuciosamente y se aborde de manera formal.

Definición de una reclamación

El término «reclamación» es un concepto amplio que se refiere a cualquier alegación, problema o inquietud planteada por una persona en relación con el trato o la experiencia que ha recibido, ya sea real o percibida, en el marco de las prácticas de una empresa. Algunos de los ejemplos de este tipo de comportamiento transgresor son:

• Discriminación
• Acoso
• Intimidación

Ten en cuenta: este canal no está destinado a preguntas o cuestiones relacionadas con tus condiciones laborales, como ascensos o evaluaciones de rendimiento. Para esas cuestiones, te rogamos que te pongas en contacto con tu jefe o el equipo de Recursos Humanos.

¿Quién puede recurrir a este procedimiento?

Animamos a todas las partes interesadas relacionadas con MR MARVIS a que se pongan en contacto con nosotros si tienen alguna queja que deseen comunicarnos. Nos referimos concretamente a:

• Empleados de MR MARVIS
• Socios comerciales y sus empleados
• Proveedores y autónomos
• Agentes y accionistas
• Clientes
• Cualquier persona que desempeñe funciones para o en nombre de MR MARVIS

Confidencialidad y protección contra represalias

Tu privacidad es nuestra prioridad: todas las conversaciones son estrictamente confidenciales. La información es propiedad de la persona que comunica el problema, y no se compartirá con terceros sin su consentimiento explícito e informado.

MR MARVIS prohíbe cualquier tipo de represalia contra una parte interesada por presentar una reclamación de buena fe. Cualquier represalia dará lugar a medidas disciplinarias.

Los datos personales recopilados por MR MARVIS durante el proceso de reclamación se tratan de conformidad con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Los expedientes se conservan durante un máximo de cinco años tras el cierre del expediente.

Procedimiento

1. Contacto

Ante cualquier reclamación, puedes ponerte en contacto con nuestro responsable externo independiente y de confianza.

Persona de contacto: Harry Mereboer
Email: [email protected]

Harry te ofrecerá un espacio seguro y confidencial para que hables de lo que te preocupa. Si lo deseas, también puede concertar una llamada contigo para hablar de tus inquietudes en un entorno seguro. Durante esta conversación, te informará de todas las opciones disponibles, entre ellas la presentación de una reclamación formal.

2. Presentación de una reclamación por escrito

Si decides presentar una denuncia formal tras la consulta (o si prefieres empezar directamente por aquí), envía la siguiente documentación a la misma dirección de correo electrónico indicada anteriormente:

• Una descripción detallada de la reclamación.
• Nombres de las personas implicadas o de los testigos.
• Fechas, horas y lugares concretos del incidente o incidentes.
• Cualquier documentación o prueba relevante que lo justifique.

Las solicitudes pueden presentarse en neerlandés o en inglés, o en el idioma que prefieras, si fuera necesario.

3. Acuse de recibo

En un plazo de tres días laborables, recibirás una confirmación por escrito de que se ha recibido tu solicitud. En un plazo de 7 días laborables, el responsable de confianza llevará a cabo una revisión inicial y es posible que se ponga en contacto contigo para hacerte algunas preguntas de seguimiento.

4. Evaluación inicial

El responsable de confianza elaborará un resumen del asunto. Antes de compartir esta información con la oficina de Speak Up, se pedirá al denunciante que revise y apruebe el resumen. La oficina de Speak Up la conforma nuestro responsable de recursos humanos y un asesor jurídico externo. Ellos se encargarán de tratar el asunto con la máxima seriedad y confidencialidad.

Si se considera que una solicitud no cumple los requisitos (por ejemplo, si se trata de un asunto personal de recursos humanos, como un ascenso o una cuestión relacionada con la evaluación del rendimiento), se proporcionará una explicación por escrito en un plazo de 10 días hábiles.

5. Reunión de revisión de la reclamación

En el plazo de dos semanas desde la recepción de tu denuncia, la oficina Speak Up convocará a ambas partes a reuniones de revisión por separado (presenciales u online).

Asistencia: Ambas partes tienen derecho a estar acompañadas por un asesor jurídico, un intérprete, un amigo o un familiar.

Aviso: Recibirás una notificación por escrito con los detalles de la reunión con al menos tres días hábiles de antelación.

Documentación: Se tomarán notas y, en el plazo de una semana, se enviará a cada parte un informe escrito de la sesión para su aprobación y firma. Este informe firmado deberá devolverse en un plazo de siete días hábiles.

6. Respuesta a los informes

Para garantizar la imparcialidad, ambas partes podrán examinar los informes aprobados por la otra parte y responder por escrito a los mismos. Las respuestas deberán enviarse en un plazo de 5 días hábiles a partir de la recepción de los informes.

7. Fase de investigación (si fuese necesario)

Si fuera necesario una revisión más profunda del asunto, MR MARVIS nombrará a un investigador independiente. Se mantendrá informadas a todas las partes sobre los tiempos y avances de la misma. Recibirás una notificación formal una vez que la investigación haya concluido oficialmente.

8. Decisión final

En el plazo de un mes desde la conclusión de la investigación, se notificará por escrito una resolución formal a ambas partes. En ella se indicará:

• Si se acepta la reclamación (total o parcialmente) o se rechaza, y los motivos en los que se basa esta decisión.
• Asimismo, se comunicará cualquier medida disciplinaria que se derive de ello, entre ellas la disculpa, reparación, rehabilitación, indemnización económica, amonestación por escrito, suspensión o rescisión del contrato o del vínculo laboral, así como medidas destinadas a prevenir daños futuros.

9. Procedimiento de recurso

Si alguna de las partes no está de acuerdo con el resultado, puede presentar un recurso ante la oficina Speak Up de MR MARVIS. Las apelaciones deben presentarse por escrito en un plazo de dos semanas a partir de la fecha de la resolución. Las apelaciones son examinadas por un comité independiente que no ha participado en la decisión original. Se notificará a la parte contraria, a la que se le concederán 5 días hábiles para presentar una respuesta por escrito. Se emitirá una resolución definitiva por escrito en un plazo de diez días hábiles una vez que haya vencido el plazo de respuesta de la parte contraria.

Marco jurídico

El presente procedimiento de reclamación se ha establecido de conformidad con la legislación laboral neerlandesa y de la Unión Europea aplicable, así como con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). MR MARVIS se compromete a defender los derechos de todas las partes interesadas a lo largo de este proceso.